Manual de Compras baseada na relação custo-benefício
No mês de aniversário da nova lei de licitações foi publicado o documento: Manual de Compras Baseadas na Relação Custo-benefício, no qual percebe-se a indicação de metodologias modernas para aprimorar licitações e contratações públicas e destaca a análise de custo-benefício e práticas estratégicas para otimizar recursos, melhorar a eficiência e garantir qualidade e sustentabilidade.
As maiores inovações do documento constam:
A – A abordagem de Compras Baseadas em Valor (Value-Based Procurement) que rompe com a lógica tradicional centrada apenas no menor preço;
B - Ênfase na Análise do Custo do Ciclo de Vida (ACCV) ferramenta orientadora para decisões de compra. A ACCV considera todos os custos associados ao objeto durante sua vida útil — aquisição, operação, manutenção e descarte — permitindo decisões mais sustentáveis e racionais financeiramente;
C – Aplicação Estruturada da Análise de Gastos (Spend Analysis), A inovação está na ênfase ao uso de dados históricos e de mercado para entender padrões de consumo, identificar desperdícios, consolidar demandas e planejar aquisições de forma mais estratégica;
D – Metodologia de Aquisição Estratégica (Strategic Sourcing) incentiva uma abordagem mais abrangente da contratação pública, considerando análise do mercado, relacionamento com fornecedores, gestão de riscos, integração de dados e uso de ferramentas como Curva ABC, Matriz de Kraljic e Análise FOFA;
E – Integração com Sustentabilidade e Inovação critérios centrais para as decisões de compra, sendo que há incentivo à inovação nas soluções contratadas, valorizando fornecedores que ofereçam diferencial competitivo de longo prazo;
F – Planejamento e Governança como Pilares das Contratações reforça a importância de fortalecer a governança nas contratações públicas, com foco no planejamento institucional, na qualificação técnica dos agentes públicos e na gestão por resultados.
Apresentamos pontos apresentados no documento que apesar de não serem obrigatórios, auxiliam uma boa aquisição:
O capítulo referente à Análise do Custo do Ciclo de Vida (ACCV) destaca a importância dessa metodologia como ferramenta de avaliação econômica que considera não apenas o custo inicial de aquisição de um bem ou serviço, mas também todos os custos subsequentes envolvidos durante sua vida útil, como operação, manutenção e descarte. Essa análise permite comparações mais abrangentes entre diferentes alternativas de contratação, auxiliando a Administração Pública a tomar decisões mais sustentáveis e financeiramente vantajosas no longo prazo. As recomendações específicas de aplicação da ACCV envolvem, principalmente, contextos em que se deseja comparar diferentes opções com base no custo total ao longo do ciclo de vida, considerando componentes críticos do objeto que possam gerar impactos ou custos extras futuros.
A metodologia é especialmente recomendada quando se dispõe de dados históricos que permitam mensurar custos diretos e indiretos com precisão. Além disso, sua aplicação é altamente indicada em situações que exigem maior transparência na tomada de decisão, especialmente para justificar tecnicamente a opção escolhida. Contudo, o manual ressalta que a ACCV só é eficaz quando há viabilidade de mensuração dos custos ao longo do ciclo de vida, sendo essa uma condição indispensável para sua correta utilização.
Já o capítulo de Análise de Gastos aborda essa metodologia como um processo estruturado de coleta, organização e interpretação de dados sobre as despesas realizadas pela Administração Pública. O objetivo é proporcionar uma visão clara de como os recursos financeiros estão sendo utilizados, permitindo à organização mapear padrões de consumo, identificar ineficiências, desperdícios e oportunidades de economia.
A metodologia também permite compreender melhor o comportamento de compras e a dinâmica do mercado fornecedor. A aplicação dessa análise é estruturada em etapas que vão desde o levantamento e organização dos dados até sua categorização, interpretação e, por fim, o monitoramento contínuo dos gastos. Com base nisso, a Administração pode desenvolver planos de ação para otimização orçamentária e aprimoramento dos processos de compra.
Os dados obtidos com essa análise têm papel relevante na elaboração do Plano de Contratações Anual (PCA), apoiando a tomada de decisões mais estratégicas, como compras centralizadas ou compartilhadas, e contribuindo com a sustentabilidade e a governança pública. A análise de gastos também serve de base para a gestão de riscos e para a melhoria da transparência na aplicação dos recursos públicos. Ela é especialmente recomendada em cenários que exigem compreensão detalhada dos padrões de despesa, preocupação com gastos excessivos ou quando há necessidade de consolidar decisões orçamentárias com base em evidências históricas de consumo.
Por fim, o capítulo dedicado à Aquisição Estratégica apresenta essa metodologia como uma abordagem mais ampla e sistêmica de gestão de compras públicas. Ela visa não apenas atender às demandas imediatas, mas alinhar as decisões de aquisição aos objetivos estratégicos de longo prazo das instituições. A aquisição estratégica parte de um entendimento detalhado do planejamento institucional, das necessidades internas, dos padrões de consumo e da análise do mercado fornecedor. A partir dessas informações, são desenvolvidas estratégias específicas para cada categoria de aquisição, com metas e indicadores claros.
O processo também inclui uma avaliação contínua de riscos e a implementação de ações para mitigá-los, além de promover o relacionamento de longo prazo com fornecedores que demonstram bom desempenho e capacidade de inovação. Entre os principais benefícios dessa metodologia estão a redução de custos globais, o fortalecimento da governança, o aumento da eficiência operacional e o estímulo à inovação e à sustentabilidade. A metodologia integra ferramentas complementares, como a Curva ABC (classificação de itens por importância ), a Matriz de Kraljic (categorização segundo risco de fornecimento e impacto) e a Análise FOFA ou SWOT (forças, oportunidades, fraquezas e ameaças), que fornecem suporte para decisões mais assertivas.
Em sua aplicação prática, a aquisição estratégica estrutura-se em seis etapas: definição de requerimentos internos, diagnóstico do perfil da contratação, análise de mercado, desenvolvimento de estratégias, gestão de riscos e implementação com monitoramento. Ela é especialmente eficaz quando conduzida de forma colaborativa entre as diversas áreas da instituição, assegurando uma abordagem integrada e alinhada aos objetivos organizacionais.