Perguntas frequentes
Nesta seção são divulgadas as perguntas frequentes feitas à CPL atendendo a Lei 14.133/2021
1 – Quem é responsável pela criação do Termo de Referência?
R = Com base no Art. 8º da INSTRUÇÃO NORMATIVA SEGES/ME Nº 81, DE 25 DE NOVEMBRO DE 2022, o termo de referência será elaborado conjuntamente por servidores da área técnica e requisitante ou, quando houver, pela equipe de planejamento da contratação.
A referida instrução normativa esclarece quem é o requisitante, a área técnica e a equipe de planejamento.
Requisitante: agente ou unidade responsável por identificar a necessidade de contratação de bens, serviços e obras e requerê-la;
Área Técnica: agente ou unidade com conhecimento técnico-operacional sobre o objeto demandado, responsável por analisar o documento de formalização de demanda, e promover a agregação de valor e a compilação de necessidades de mesma natureza;
Equipe de planejamento da contratação: conjunto de agentes que reúnem as competências necessárias à completa execução das etapas de planejamento da contratação, o que inclui conhecimentos sobre aspectos técnico-operacionais e de uso do objeto, licitações e contratos, dentre outros.
§ 1º Os papéis de requisitante e de área técnica poderão ser exercidos pelo mesmo agente público ou unidade, desde que, no exercício dessas atribuições, detenha conhecimento técnico-operacional sobre o objeto demandado, observado o disposto no inciso IV do caput do Art. 3º.
2 – Os documentos: Estudo Técnico Preliminar – ETP, o Termo de Referência – TR e o Gerenciamento de Risco precisam constar nos processos?
R = Sim, por meio do art. 18 da Lei 14.133 de 2021 estes documentos são obrigatórios, para facilitar a elaboração deles e atender a nova lei de licitações, devemos utilizar os módulos existentes no site compras.br.
Módulos:
Artefatos digitais: Para construção do termo de referência, de avisos de contratação direta, contrato, minuta de ata e edital novos ou baseados em um já existente.
Gestão de risco: Para criar uma Mapa de Riscos nova ou baseado em uma já existente.
ETP Digital: Para criar Estudo Técnico Preliminar novo ou baseado em um já existente.
Pesquisa de Preços: Para fazer, acompanhar e exportar as cotações de preço. Apresentando um relatório para a devida instrução do processo administrativo da contratação
Temos uma exceção: § 3º, do art. 18 da lei 14.133/2021: Em se tratando de estudo técnico preliminar para contratação de obras e serviços comuns de engenharia, se demonstrada a inexistência de prejuízo para a aferição dos padrões de desempenho e qualidade almejados, a especificação do objeto poderá ser realizada apenas em termo de referência ou em projeto básico, dispensada a elaboração de projetos.
3 – Existe modelo para instituir portaria de equipe de planejamento de contratações para iniciar a fase interna do processo licitatório na minha unidade?
R = Sim, a CPL da UFPA indica a utilização do modelo baseado no documento - Instrumento de padronização dos procedimentos de contratação – Brasília: Advocacia-Geral da União: Ministério da Gestão e Inovação em Serviços Públicos, 2023. Acessar o modelo
4 – Eu preciso alinhar minha contratação com o Plano Diretor de Logística Sustentável da UFPA?
R = Sim, na UFPA este plano se chama Plano de Gestão de Logística Sustentável que será utilizado como uma ferramenta de planejamento e gestão de práticas sustentáveis, racionalização de gastos e de processos na administração, além de implementar critérios para as ações sustentáveis de impacto socioambiental. Logo, todas as contratações devem se alinhar a este documento.
5 – As funções do fiscal técnico e do fiscal administrativo podem se concentrar em um servidor apenas?
R= Não, o Decreto nº 11.426 de 2022 nos impossibilita nesta prática por meio de seu artigo 12.
Destacamos abaixo partes importantes do decreto.
Princípio da segregação das funções
Art. 12. O princípio da segregação das funções veda a designação do mesmo agente público para atuação simultânea em funções mais suscetíveis a riscos, de modo a reduzir a possibilidade de ocultação de erros e de ocorrência de fraudes na contratação.
Atividades de gestão e fiscalização de contratos
Art. 19. Para fins do disposto neste Decreto, considera-se:
I - gestão de contrato - a coordenação das atividades relacionadas à fiscalização técnica, administrativa e setorial e dos atos preparatórios à instrução processual e ao encaminhamento da documentação pertinente ao setor de contratos para a formalização dos procedimentos relativos à prorrogação, à alteração, ao reequilíbrio, ao pagamento, à eventual aplicação de sanções e à extinção dos contratos, entre outros;
II - fiscalização técnica - o acompanhamento do contrato com o objetivo de avaliar a execução do objeto nos moldes contratados e, se for o caso, aferir se a quantidade, a qualidade, o tempo e o modo da prestação ou da execução do objeto estão compatíveis com os indicadores estabelecidos no edital, para fins de pagamento, conforme o resultado pretendido pela administração, com o eventual auxílio da fiscalização administrativa;
III - fiscalização administrativa - o acompanhamento dos aspectos administrativos contratuais quanto às obrigações previdenciárias, fiscais e trabalhistas e quanto ao controle do contrato administrativo no que se refere a revisões, a reajustes, a repactuações e a providências tempestivas nas hipóteses de inadimplemento.
6 – Minha contratação é extremamente necessária, ainda assim eu preciso do Documento Formalizador de Demanda – DFD?
R= Sim, por meio do art. 12 da Lei 14.133 de 2021 o documento de formalização de demanda - DFD é item obrigatório no processo licitatório. As exceções a esta regra estão descritas no art. 7 do Decreto 10.947 de 2022
Exceções
Art. 7º Ficam dispensadas de registro no plano de contratações anual:
I - as informações classificadas como sigilosas, nos termos do disposto na Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, ou abrangidas pelas demais hipóteses legais de sigilo;
II - as contratações realizadas por meio de concessão de suprimento de fundos, nas hipóteses previstas no art. 45 do Decreto nº 93.872, de 23 de dezembro de 1986;
III - as hipóteses previstas nos incisos VI, VII e VIII do caput do art. 75 da Lei nº 14.133, de 2021; e
IV - as pequenas compras e a prestação de serviços de pronto pagamento, de que trata o § 2º do art. 95 da Lei nº 14.133, de 2021.
Parágrafo único. Na hipótese de classificação parcial das informações de que trata o inciso I do caput, as partes não classificadas como sigilosas serão cadastradas no PGC, quando couber.
7 – O Termo de Justificativas Técnicas Relevantes – TJTR é obrigatório em licitações de obras?
R= Não, porém, é altamente recomendável a sua adoção, nele constam as declarações e justificativas técnicas do procedimento de contratação. Ele auxilia na ordenação dessas declarações e justificativas, reunindo-as em um único documento. Embora o preenchimento desse documento não seja obrigatório, é uma boa prática administrativa que constitui medida de governança, de eficiência e de celeridade na tramitação procedimental, que se coaduna com a previsão do art. 19, inciso IV, da Lei n. 14.133, de 2021
O modelo do termo pode ser acessado aqui (favor verificar por atualizações no site da AGU ou gov.br)
8 – Se tratando de obra ou serviço de engenharia, a elaboração do Termo de Referência - TR exige emissão de ART, RRT ou TRT?
R= Não, o projeto básico que é um documento a ser apresentado, previsto no art. 6º, XXV, da Lei, que, quando necessário, deverá ser anexo ao Termo de Referência. A elaboração do Projeto Básico relativo à obra ou serviço de engenharia, arquitetura ou de técnica industrial exige a emissão de ART, RRT ou TRT, conforme Resoluções CONFEA nº 361/1991 e nº 1137/2023, Resolução CAU nº 91, de 2014, e Resolução CFT nº 101, de 2020, e alterações, respectivamente, independentemente de o profissional pertencer aos quadros da Administração Pública ou ser contratado por esta.
9 – Como efetuar o Gerenciamento de Riscos?
R= A gestão de riscos, por sua vez, consiste em um processo composto por cinco etapas: a) identificação; b) avaliação; c) tratamento; d) implementação; e e) monitoramento.
O Gerenciamento de Risco se materializa pelo denominado “Mapa de Riscos” e deverá ser confeccionado no módulo de Gestão de Riscos, do compras.br.
O “Mapa de Riscos”, o qual deve ser reanalisado conforme avança o planejamento da contratação, haja vista o constante aumento de elementos a melhor precisar as suas necessidades e vicissitudes, deverá ser atualizado e juntado:
• ao final da elaboração do Estudo Técnico Preliminar;
• ao final da elaboração do Termo de Referência;
• após a fase de Seleção do Fornecedor e;
• após eventos relevantes.
O êxito no planejamento da contratação passa necessariamente por uma análise perspicaz dos possíveis riscos que possam afetar a sua correção e uma antevisão das medidas mais eficazes de prevenção e contenção dos danos que daqueles decorrem.
“Mapa de Riscos” NÃO se confunde com cláusula de matriz de risco, a qual será tratada quando da minuta de contrato e é considerada como a caracterizadora do equilíbrio econômico-financeiro inicial do contrato, em que se aloca, de forma prévia e acertada, a responsabilidade das partes por possível ônus financeiro decorrente de eventos supervenientes à contratação.
10 – O que são contratos de serviços continuados?
R= A resposta para esta pergunta está no XV do Art. 6º: serviços contratados e compras realizadas pela Administração Pública para a manutenção da atividade administrativa, decorrentes de necessidades permanentes ou prolongadas.
11 – Por quanto tempo se consegue prorrogar um contrato?
R= É possível prorrogar um contrato respeitando o limite decenal conforme art. 107 da Lei 14.133 de 2021.